Die moderne Business-Arena ist wunderbar vielfältig und bewegt sich in einem erschreckend schnellen Tempo. Wenn Sie eine Nachricht an Ihr Team oder Unternehmen als Ganzes senden müssen, könnten Sie versucht sein, eine E-Mail zu versenden, auf "Alle senden" zu klicken und sie dann einen Tag lang anzurufen. Aber ist E-Mail das effektivste Formular für Ihre Nachricht? Beantworten Sie zuerst die folgenden sieben Fragen, und dann können Sie diese beantworten.

# 1 Wie schnell brauchen Sie eine Antwort?

Wenn Sie nach sofortigen Antworten auf relativ einfache Fragen suchen, ist E-Mail das beste Medium. Am wahrscheinlichsten sind diejenigen, die die Antwort zur Hand haben. Diejenigen, die ihre E-Mails ignorieren, hätten sowieso nicht geantwortet.

# 2 Was ist sein Erbe?

Wenn Sie ein Update, eine Erinnerung oder einen Check-in versenden, ist eine E-Mail definitiv der richtige Weg. Wenn Sie einen detaillierten Vorschlag oder Bericht, Sitzungsprotokolle, Richtlinienänderungen oder Anweisungen teilen, die Ihre Zielgruppe möglicherweise erneut besuchen muss, ist eine E-Mail nicht die beste Option. Viele Menschen lesen und löschen ihre E-Mails sofort. Verwenden Sie daher ein dauerhafteres Medium für Dinge, von denen Sie leben müssen.

# 3 Was sind die Konsequenzen?

Wenn die Nachricht, die Sie übermitteln müssen, schwerwiegende Änderungen und Konsequenzen mit sich bringt, ist es am besten, formeller vorzugehen. Mit einem Memo haben Sie eine bestimmte Formatierung, einschließlich des Firmenbriefkopfs, des Datums, der Empfängerliste und der Bearbeitungsdaten.

# 4 Sind Grafiken / Visuals beteiligt?

E-Mails können etwas schwierig sein, wenn es sich um Diagramme, Grafiken oder auch nur um Aufzählungszeichen handelt. Die Stunden, die Sie für die Formatierung der perfekten E-Mail aufgewendet haben, gehen möglicherweise verloren, wenn sich Ihre Leser auf verschiedenen Plattformen befinden. Außerhalb des Gebäudes ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass jeder Empfänger denselben Webbrowser verwendet, geschweige denn dasselbe E-Mail-Programm. Eine feste Anzahl von E-Mail-Adressen wird einfach an den bevorzugten E-Mail-Client des Benutzers weitergeleitet. Viele Empfänger lesen ihre E-Mails auf ihren Handys oder Tablets. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass alle Ihre Zielgruppen alle beabsichtigten Formatierungen sehen können, besteht darin, sie in Memoform zu schreiben und als PDF-Datei zu speichern. Diese Datei ist wie ein Bild, das auf den meisten Plattformen universell gelesen werden kann.

# 5 Wird es gedruckt?

Dies passt perfekt zur vorherigen Frage. Wenn ja, möchten Sie Ihren Lesern das Drücken dieser Drucktaste so einfach wie möglich machen – verwenden Sie also ein Memo. Wenn nicht, feuern Sie diese E-Mail ab.

# 6 Wie sensibel sind die Informationen?

Selbst mit den langwierigen Haftungsausschlüssen nach Ihrer Unterschrift wird eine E-Mail schnell und einfach weitergeleitet. Wenn Sie über proprietäre Informationen, Kundendaten oder andere Dinge sprechen, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken können, ist es möglicherweise besser, einen tatsächlichen Papierpfad zu haben. Ein unschuldiger Forward oder Reply All kann irreparablen Schaden verursachen. Überlegen Sie, wie die Informationen Ihren Konkurrenten schaden oder helfen könnten und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass ein Teil Ihrer Kommunikation aus dem Kontext gerissen wird. Es ist bestenfalls schwierig, das Publikum, das eine E-Mail erreicht, vollständig zu kontrollieren. Sensible Informationen werden am besten in einem formelleren und kontrollierten Medium ausgetauscht.

# 7 Wo ist mein Publikum?

Wenn Sie einer ganzen Reihe von Menschen an vielen verschiedenen Orten etwas mitteilen müssen, ist E-Mail bei weitem die wirtschaftlichste. Wenn es alle Kriterien für eine längere oder formellere Korrespondenz erfüllt, ziehen Sie einen Hybrid in Betracht: eine kurze E-Mail-Erklärung mit einem PDF-Anhang des Memos (oder einem Link zu diesem).

Jetzt wissen Sie!

Durch Beantwortung der oben genannten sieben Fragen können Sie beurteilen, wie die zu sendenden Informationen am besten versendet werden können. In meinen anderen Artikeln erfahren Sie, wie Sie effektiver für verschiedene Zielgruppen schreiben können.

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